在加工作

我為什麼這麼喜歡我的工作?土地開發商的專案人員兼特別助理在做什麼?4階段工作內容分析及5個喜歡的理由

你喜歡你的工作嗎?為什麼喜歡?
你的公司在做什麼的?
你在公司扮演的角色是什麼?

今天想要來說說我現在在加拿大的工作。看完後,你會對專案或執行特別助理相關職業有更進一步了解。

找到適合自己的工作,就跟想要找到適合的另一半一樣,必須要不斷的嘗試,才比較能說出『嗯,這個我喜歡;喔,那個我討厭』(在暗示大家多多交往啦!)。

那如果用到找工作上呢?舉例來說:我喜歡有挑戰性的工作:常常有不一樣的任務(即使壓力會很大);我不喜歡打卡制度或整天坐在辦公室放任屁股變大,也不喜歡整天在外面跑(就是這麼難搞);我喜歡不放大你的年齡/年資/性別來評斷你的價值的工作;我不喜歡勾心鬥角耗費心思處理人際關係的工作——同事不要太多等等等。

在職場打滾這麼多年,還真的被我找到這樣的的地方了!這是一間只有1個『正職員工』和幾十個『契約工』及『協力廠商』的公司;這是一間平常只有2-4人會使用辦公室,其他人都在家工作的公司;這是一間看似規模很小,但是每個案子都是百萬千萬加幣起跳的公司;這是一個不用打卡上下班,但你可以一週工作7天的公司。

我的公司是一間土地開發商

土地開發商的英文是Property developer或是Real estate development,屬於房地產業。根據維基百科的說法,土地開發商是房地產或土地持有人;且不是小本經營的中小企業,必須有大量的資本投入。

這些資本像是用於競價拍賣的土地,之後還要向政府遞交計畫書,申請建築工程,核准後,要把建造工程外包給建築公司等。還不只這樣,除了建造方面,行銷業務、品質管控、財務規劃,預算編列,募資集資等都是土地開發商的工作環節,缺一不可。

下面這支影片,用4分鐘簡單介紹『土地開發商(developer)』到底在做什麼?可以開啟英文字幕,順便一起學英文!

影片中提到,土地開發商有點像是導演或指揮的角色。在整個專案過程,需要和許多專業人士合作,像是工程師、行銷團隊、營建商、設計師、水電工等;同時還得掌控整個專案的發展方向,不能一步錯,步步錯。(畢竟花的錢都是投資人的嘛!)

在溫哥華比較知名的土地開發商(developer),大概是Bosa, Onni, Polygon等,這些公司以興建高樓大廈(condominium)和聯棟房屋(Townhouse)為主要開發項目,主要是民用住宅為主。當然也有不少開發商是以商用建築或度假村等為導向。簡而言之,只要是把沒在用的土地轉換為可使用的建築的企業,基本上都可以稱為是土地開發商。

高樓大廈 (Condominium)
聯棟房屋 (Townhouse)

我們公司目前正在進行的專案是:在墨西哥某海邊開發住宅度假村,在溫哥華島建設客製化獨棟房屋(70棟),剛完工的低樓層大廈。這3個案子,就可以忙得天翻地覆了。

什麼機緣找到土地開發商這份工作?

話說回來,聽起來這麼吃重的工作,對於不是土生土長,從小沒有國外讀書,又很晚才來加拿大,再加上也沒有當地學歷的我,到底是怎麼找到這份『0中文』的公司呢?先說結論,絕對是從當地經驗累積來的

(不要懷疑,溫哥華有不少不怎麼需要英文的公司)

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個人在加拿大找工作的經驗是這樣的,通常雇主不太在意你在加拿大以前做了什麼,在意的是,你來加拿大之後做過什麼。意思就是,當地經驗很重要!同質性工作更加分。

在台灣工作時,基本上都是以後勤支援為主要職位。到加拿大後,也理所當然的以Assistant方向為職涯發展。經過這些年在加拿大求職的心酸血淚歷程,將我的履歷推向一個更精確的方向。

補充:加拿大雇主通常不太喜歡看到履歷上有太多跨領域的經歷,會不確定你到底是不是他們要的,盡量保持一致,會更顯專業。例如:客戶服務、品質管制、服務業等。

這次找工作依然是利用Indeed為主要求職管道,職稱關鍵字以『assistant』、『coordinator』及『project』為主。只是比較辛苦的是,求職那段時間(11.12月)很多人都已經在等待放假,就像我們農曆新年過年前的概念一樣,因此公司釋放的職缺很少。

可想而知,這次的求職歷程,打擊了多少信心,工作真的難找得要命。投了幾十封履歷,接了幾通電話審核,2-3次的面試(包含現在的公司),前後大概2個月,依然沒有拿到offer,如坐針氈。

11月中和這間土地開發商的面試,職稱是:Administrative Assistant / Communications。面試當天用盡渾身解數,把在加拿大所有的工作經歷都搬上檯面(感謝過去自己的努力)。只要能跟這產業扯上邊的經驗都拿出來講。小至修理影印機,大至處理房屋買賣合約等,就是要讓對方感受到,『我是最佳人選,選我就對了』。

翻出當時的求職要求,感覺好像這樣的職位都大同小異。我猜,HR都上網互抄內容(笑)

面試後,經理寫信詢問是否可以先從part-time(兼職)開始?而我當然是以『不會放棄每個機會』的態度回答『可以!!』。

登愣!卻沒想到,此信一去不復返。直到2個月後,才接到希望我儘快去上班的消息。於是,我正式成為土地開發商的一員。

那所以,目前身為專案人員(Project Coordinator)兼執行助理(Executive Assistant)的工作內容是什麼?

雖然當時以Administrative Assistant(行政助理)的職位進公司,做著資深特助指派的任務。但很快的,因為這來得又急又快的疫情(COVID-19),讓我的職涯產生足以撼動世界(我自己的世界啦)的轉變。

在第一段提到『土地開發商的角色就像是拍電影的導演』,那我在其中的角色就是輔佐導演。如果說導演需要跟演員、製片、道具組或指導等溝通協調;那我就是會需要協助經理跟投資人、買方、廠商、律師及各路高手等往來。

整體而言,要做的事情非常廣泛,除了跟專案相關的內容以外,辦公室的事務也必須處理(因為我們是小公司),小至修理影印機、安排會議到申請公司年報等想得到的想不到的,都很有可能會碰到。以下按照我在公司不同階段所做的任務,分享給你們參考。

第1-3月:每週工作3天:Administrative Assistant

因為只有兼職的時數,能做的工作很難是連續性的。這段時間就是認識公司,做著資深特助和經理指派的任務,大部分為文書處理或資料收集。除了專案相關作業,另外就是處理辦公室事務,像是採購辦公室用品(咖啡、衛生紙、文具等族繁不及備載)、會議排程、修理影印機(笑)等這種雜事。

  • 準備投資人的增資協議書及相關文件(法律文件)
  • 彙整給投資人的專案進度報告
  • 聯繫買方(向開發商(我們)買的新建案)後續交屋情形
  • 協助準備專案報告(給投資人)及資料收集等

第4-7月:每週工作從3天增加到4天:Admin Assistant ➡ Executive Assistant

這段時間遇到疫情最嚴重的時候,3月底開始在家工作(Work from home),1個多月後因故就回辦公室上班了。而因為疫情,原本帶我的資深特助(Executive Assistant)決定遠離喧囂,到離島住上了好一陣子。沒想到離島收訊不好,沒辦法即時回email,而在家的我,就這樣順其自然的扛起資深特助的工作了。

  • 1-3月開始做的工作(上述)
  • 協助律師和投資方簽訂法律文件(要先了解法律文件,才能好好解釋給乾爹)
  • 協助賣屋交屋過程:簽訂合約、驗屋、協調廠商處理有瑕疵的部分、和律師(類似土地代書)確認文件,收錢!
  • 準備專案相關行銷資料
  • 準備給乾爹(借款人)的公司財務相關文件
題外話:疫情下的加拿大,疫情下的我的公司如何對待疫情

第6-10月:每週工作4天:Executive Assistant+Project Coordinator

這段時間,除了資深特助漸漸脫離公司以外,資深的專案經理人也決定不再繼續合作。我成為了唯一可以接下工作的人(再次強調:我們是小公司)。於是,除了漸漸成為經理的特助以外,也開始大量接收專案的工作內容。

  • 上述的所有工作以外,還有
  • 與新建案管理委員會、建商和我們(開發商)協調處理deficiency list(瑕疵清單
  • 準備及審閱建商(我們)及新專案買家的合約及計畫書
  • 協助經理審閱並聯繫與各廠商及契約商的合約和相關文件
  • 申請專案相關所需執照,與政府單位接洽等

第10個月開始到現在:每週工作5天:Executive Assistant+Project Coordinator+Bookkeeper+A/P clerk

到了第10個月,我們的會計因為家庭關係暫時也沒辦法回到工作崗位了。沒錯!我又把工作接下來了。在台灣雖然是商管學院畢業,也曾經在台灣和加拿大都有銀行工作經驗,但那不代表我知道怎麼當會計。所以我硬著頭皮做,不懂先上網查,查不到就問,為的就是想要證明自己的能力。

  • 前10個月所擴大的工作內容
  • 在能力範圍內製作財務報表或提供數據,例:現金流量表、利潤報告等
  • 向廠商請款付款
  • 協助經理控制預算等

感覺很辛苦的工作有什麼好處?為什麼我還這麼喜歡?

洋洋灑灑的講了一堆專案人員兼特別助理的工作,看起來很辛苦啊!怎麼可能會有什麼好處?每天都被工作追著跑,有三頭六臂也還是焦頭爛額;又因為是小公司,所以自己就是一個部門;交出去的報告,講出來的數據,都得謹慎再謹慎,因為你可能會需要為這個數字負責。很多人可能會說,這麼辛苦又很有壓力的工作,我才不要。

我跟你說,很多事情就是一體兩面,看你喜歡自討苦吃,還是吃苦當吃補(當然不是被佔便宜那種)。如果工作時都只看到辛苦的那一面,那就是自討苦吃。在還沒辦法財富自由,讓你不爽轉頭就不幹之前,何不在辛苦的工中找樂子,讓每天上班保持心情愉快呢?

延伸閱讀:7個進入職場後你應該要有的工作心態

對我來說,這份辛苦但好玩的工作帶給我5項最大的好處就是:

工作性質及時間相對彈性

在前面說到,我既不喜歡整天坐辦公室,也不喜歡整天往外跑。剛好身為執行特別助理的我,時不時就會有任務要外出,但頻率也不會太高,完全符合我的需求。例如:去律師辦公室拿支票、辦銀行業務、也可能去大賣場買辦公室用品(或吃的)或偶爾幫老闆們買午餐等。

而且雖然表定營業時間是週一到週五,上午9點到下午5點。但不知怎麼的,這個疫情好像默默打亂了『我自己的』表定時間(笑)。自從回辦公室上班後,我開始9點半才進公司,偶爾還會因為有私事要處理,10點才到,不然就是早退因為要看醫生什麼的。總之呢,對我來說,這種不用上下班打卡的感覺,真好!

相較大型土地開發商,更有機會完整了解專案管理生命週期

資料來源:https://reurl.cc/l0DMoY

上圖是土地開發商的專案流程,從初始專案發展階段(土地開發、預算、許可證及概念計畫等)到建造階段(建造設計圖、建造排程及品管等),到最後的專案完成(入住許可申請及完工善後等)。可以看得出來,每一個環節都需要大量的知識、人力和技術的付出。

在大企業裡,不管你是在在設計部門也好,或是在土地開發部門也罷,甚至是在品質管制部門工作。通常可能只會跟自己部門相關的人事物接觸,不太會有機會看到整個專案的全貌。

但正因為我們是小公司,跟大開發商至少有50人的員工比起來,我們每一個人都會身兼數職。你可能一下要安排建造階段的流程,晚一點又要編列預算等。因此,在這裡,你會有很多很多的機會接觸到專案的每一個環節,不管之後要去哪裡深造,都是很棒的經驗。

和各路高手近距離接觸學習,還可以順便拿錢?

剛進公司時,對土地開發專案一點也不了解。這些專案參與的主要人員,在這個領域沒有20年,也有至少10年以上的相關經驗。相對我這個菜逼八,他們沒有因為我年紀比較輕,或是經驗沒有那麼多,就不鳥我。當然,我也是很努力在證明自己的實力就是了。

從這些專家們交付給我的每一個小任務開始,一邊快速完成,一邊努力學習並找尋這個任務可能延伸出來的知識。有的同事非常熟悉房地產買賣流程,我學起來了;有的同事善於財務分析,我也沾到邊了;有的同事是行銷專家,我也偷學了幾招。

也因為公司人員的離去,讓我有機會接觸到北美知名的會計軟體(學好就不怕沒飯吃),不僅技術層面提升,連財務知識都一併放進腦袋了。

你說,有人付錢給你來學習,不是賺到了嗎

大幅拓展人脈

上一段提到的各路專家,他們就是我未來的人脈啊!前提是要表現亮眼,你不想要以後需要這些人脈時,讓他們變成你的絆腳石。我記得剛接下會計任務時,因為學習能力強,我們的會計師顧問說,『如果你在這邊(現在的公司)的時數減少了,我會找妳來我的公司』。

這些人脈不只是用在工作方面而已,如果有稅務問題,有人可以請教;如果以後需要室內裝潢,知道要找哪個設計公司比較可靠;如果有任何糾紛或立遺囑,有律師可以詢問,看看能不能有折扣價。這些都是我最寶貴的無形資產呢。

這本書提到無形資產的重要性,你看了嗎?:[自我成長|百歲人生] 讀後感- 百歲人生時代的來臨,你準備好了嗎?

獨立作業,大展身手

在大企業工作過的你,一定對層層上報這個制度頭痛過吧?即使只是要上呈一份上個月的業務報告,你必須先讓直屬組長、小經理、大經理等都看過一輪,才有機會讓上面的大頭看到。也就是說,你的能力和努力,有可能是拼到頭破血流,也沒有被重要的人看到。

(不知道台灣的加班文化是不是這樣來的?既然看不到努力,那我最晚下班被你看到總可以吧?)

獨立作業,大概也算是小公司工作的好處之一吧!前面提到,小公司人力精簡,每個人都身兼數職,並重責大任。所以沒有人有時間去管你中間的過程是什麼,大家的時間都很寶貴,老闆們只想要看到結果。

所以!這就是大展身手的好機會了!!

對我來說這是很棒的挑戰,雖然過程中難免壓力大,也會有很抗拒的時候。不過整體來說,能按照自己想要的方式工作,對我來說是更大的喜悅。(還可以順便穩固在公司的位置)。

結論

只要是人,就不會完美,更何況是由人組成的公司,一定瑕疵滿滿(笑)。所以停止追尋所謂的dream job吧!只有你的心態,才能成就你自己。

我確實是很喜歡現在這份工作,但那是經過這麼多年在職場打滾後,才有的成就。如果一畢業就進到這間公司,我應該很快就會離職,一定會覺得這公司沒制度、沒人教、什麼都要做是怎樣!而且還沒人鳥我(因為你得自己大顯身手啊)。

但我已經把當年的不喜歡,變成現在的喜歡了。換了心態,換了腦袋,帶給你嶄新的人生觀!


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在〈我為什麼這麼喜歡我的工作?土地開發商的專案人員兼特別助理在做什麼?4階段工作內容分析及5個喜歡的理由〉中有 2 則留言

  1. 好用心的分享找到一份自己喜歡的工作真的很重要!
    工作帶來的成就感與公司對你認真付出的認同感就是一個正向循環~

    1. 沒錯。雖然很多時候我們要自己調整心態,不委屈的妥協讓日子好過XD

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